15 najdôležitejších funkcií kancelárie

Ten funkcie kancelárie, ktoré dominujú Sú to administratívne činnosti, ktoré vykonáva personál spoločnosti, organizácie alebo inštitúcie, a ktoré sú potrebné pre ich činnosť. Ak sa efektívne vykonávajú efektívne, výsledky budú oveľa lepšie, ako keby sa robia zle.

Kancelárska práca má zvyčajne pravidelný rozvrh od pondelka do piatku, ktorý sa začína o 8 alebo 9.m. a trvá až 4 alebo 5 p.M, hoci sa to líši v závislosti od krajín alebo regiónov.

Väčšina kancelárskych prác si vyžaduje základné zručnosti, ako napríklad: Orálna komunikácia s tekutinou, schopnosť písať, archív a určité skúsenosti s kancelárskymi zariadeniami, ako sú počítače, kopírky atď.

V závislosti od úrovne predpokladanej pozície alebo zodpovednosti si vyžaduje, aby osoba mala technické, univerzitné alebo štvrté vzdelanie na štvrtej úrovni.

Funkcie hlavnej kancelárie, ktoré dominujú

1- Plánovanie

Toto je prvé a najdôležitejšie úlohy, pretože spočíva v definovaní toho, ako môžu organizačné metódy a štruktúry prispievať k podnikateľskému plánu.

Existujú technologické nástroje, ktoré im pomáhajú, potom tieto metódy môžu byť špecifikované v úlohách medzi členmi tímu, ale iba dobré plánovanie môže zabezpečiť, aby všetko končí pridaním do obchodného cieľa.

V prípade všeobecného plánovania je potrebná jasná vízia podnikov a určitá hierarchická úroveň v rámci spoločnosti, ale každý člen tímu musí naplánovať svoju prácu, aby mohol splniť stanovené ciele a termíny.

2- Prepisy a/alebo správy o vykazovaní

Úloha, ktorá zaberá čas tých, ktorí pracujú v kancelárii, píše v akejkoľvek podpore správ, ktoré podporujú alebo podrobujú ich funkcie alebo ktoré slúžia na vysvetlenie medzi ostatnými kolegami podrobnosti (pozadie, pokroky, výsledky, profesionáli a Nevýhody atď.), Z konkrétneho projektu.

Tieto spisy tiež slúžia ako záznam o činnosti organizácie, do ktorej tento úrad patrí, pre budúce inšpekcie alebo recenzie.

3- Zúčastnite sa stretnutí

Sú to stretnutia medzi členmi pracovného tímu, v ktorých sa vymieňajú predstavy o súčasných projektoch, predkladajú sa nové návrhy, prezentácie, správy alebo správy sa zdieľajú.

Zvyčajne majú cieľ zarovnať všetkých prítomných v smere spoločného cieľa a každému prideľujú úlohy, úlohy a termíny. Slúžia tiež na riešenie nepríjemností, ktoré vznikli pri výkone úloh.

Zvyčajne majú veľmi definovanú frekvenciu, trvanie a dynamiku. To, čo sa v nich hovorí, sa zvyčajne zaregistruje v minútach alebo minútach pre váš archív.

Niektoré organizácie organizujú denné stretnutia, ďalšie niekoľko dní v týždni, každé dva týždne a iné mesačne. Frekvencia stretnutí závisí od každej spoločnosti a ich potrieb.

4- Programové stretnutia

Ide o koordináciu programu všetkých ľudí, ktorí musia byť na stretnutí, aby sa im podarilo zhodovať na konkrétnom mieste a čase.

Je to úloha, ktorá môže byť ohromujúca, takže spoliehanie sa na technológiu môže byť dobrý nápad. Existujú aplikácie, ako je napríklad plánovacia, ktoré vám umožňujú automaticky programovať stretnutia, ktoré hosťom umožňujú vidieť dostupné dátumy a zvoliť si rozvrh, ktorý je pre nich výhodný.

5- Skontrolujte firemný e-mail

Je to úloha, ktorá môže trvať dlho. Správa Adobe uverejnená v roku 2016, ktorá bola výsledkom prieskumu podávaného na viac ako tisíc pracovníkov, ukazuje, že prechádzame v priemere 20.5 hodín každý týždeň, skontrolovať náš pracovný e -mail.

Klasifikovať, čítať a odpovedať e -maily, je veľmi bežnou formou komunikácie a umožňuje výmenu súborov a dojmov týkajúcich sa organizačného projektu alebo procesu.

Aj keď spoločnosti neustále hľadajú efektívnejšie formuláre správy poštových správ, existujú aj aplikácie, ako sú inteligentné štítky spoločnosti Gmail.

Ďalším spôsobom, ako urýchliť túto úlohu, je začlenenie šablón pošty typu alebo texty, ktoré je možné odoslať s minimálnymi úpravami rôznym príjemcom a rôznym príležitostiam.

6- Manažment financií

Táto úloha musí byť zaručená, že peniaze splnia svoj životný cyklus pri nákupe a predaji výrobkov a služieb; že všetky faktúry sú odosielané, registrované, platené a odosielané. Samozrejme, existujú kancelárie, v ktorých sú len zasvätené.

Táto činnosť zahŕňa aj udržiavanie finančných účtov a právnych dokumentov aktualizovaných tak, aby neexistovali žiadne nepríjemnosti s právnym rámcom, ktorý sa týka príslušnej organizácie.

7- logistika

Táto funkcia zaručuje, že všetok tovar súvisiaci s prácou spoločnosti je prepravovaný z skladov a zákazníkov. Zahŕňa tiež spojenie s dodávateľmi na získanie surovín na výrobu nových výrobkov.

Cieľom tejto funkcie je zabezpečiť, aby spoločnosť mala v držbe všetko potrebné na udržanie výroby dobra alebo služby, ktorá je marketingom.

8- Venujte pozornosť

V kancelárii je tiež potrebné odpovedať na telefón, pretože ide o komunikačný prostriedok so zákazníkmi, dodávateľmi a medzi samotnými pracovníkmi. 

Aj keď sa zdá, že je to jednoduchá úloha, vyžaduje si určitý protokol, pretože to môže byť hlas, ktorý niekto mimo spoločnosti spája s obrazom tohto obrazu. Preto je dôležité, aby sa rešpektovali zdvorilostné pravidlá, zachováva sa inštitucionálny tón, objem hlasu a použitá slovná zásoba sa zmierňuje.

Ďalšou dôležitou skutočnosťou, ktorá sa niekedy prehliada pri vykonávaní tejto funkcie, je zapísať čo najviac údajov na druhej strane telefónu; Tým sa nasunie kontaktná databáza spoločnosti a umožní vám monitorovať problém diskutovaný počas telefonického rozhovoru.

9- Archívna organizácia

Väčšina úloh, ktoré sa vykonávajú v kancelárii, vygenerujú nejaký dokument: faktúry, poznámky, minúty, zápisnice, správy o predaji atď.

V digitálnom alebo v papieri je to množstvo informácií, ktoré vyžaduje, aby ich niekto katalogizoval, podal ich a chránil podľa svojej úrovne dôležitosti pre podnikanie.

Presne tento posledný bod, ktorý je v oblasti ochrany informácií, je problémom, ktorý sa stal bolesťou hlavy pre mnohé organizácie, takže nástroje, protokoly a postupy, ktoré hľadajú bezpečnosť v archíve a prenos prenosu, vznikajú viac a citlivejšie údaje v Organizácia.

V niektorých prípadoch externý tvrdý disk.

10- Distribúcia pošty spoločnosti

Úlohou, že napriek tomu, že nevyžaduje veľmi vysoké akademické školenie, si vyžaduje dobrú organizáciu, zodpovednosť a pocit naliehavosti, je rozdelenie korešpondencie v rámci úradu.

Náčrt nejakého dizajnu, kreditná karta zaslaná bankou, faktúry dodávateľa alebo listový list vládneho subjektu, sú niektoré z dokumentov, na ktoré môže čakať každý zamestnanec a ktoré mnoho ďalších procesov môže závisieť od spoločnosti.

11- Zákaznícky servis

Táto funkcia spočíva v fyzickom účasti zákazníkov s pochybnosťami alebo sťažnosťami týkajúcimi sa produktov alebo služieb ponúkaných spoločnosťou.

12- tlač a kopírovanie dokumentov

Spočíva v tlači dokumentov, ktoré sa musia fyzicky uložiť, alebo ktorých kópie musia byť duplikované alebo doručené pracovníkom spoločnosti.

13- rozhovory s kandidátmi

Toto je jedna z úloh výberového procesu personálu. Môžu sa brať individuálne alebo v skupine, to znamená zameranie na jedného kandidáta alebo viacerých.

14- Nákup dodávok a kancelárskych materiálov

Kancelárske materiály sú nevyhnutné pre ich efektívnosť. Dodávky kancelárskych potrieb, atrament tlačiarne, balenie alebo papier musia byť vždy k dispozícii, takže musí existovať niekto, kto je zodpovedný za jeho správu.

15- administratívne funkcie

Administratívne úsilie je nevyhnutné pre spoločnosť na udržanie stability a môže dosiahnuť úspech vo svojich podnikoch. Niektoré z týchto funkcií sú vedomí právnych záležitostí, papierovania a iných byrokratických pozemkov.

Odkazy

1. Audra Bianca (S/F). Tipy na organizáciu a plánovanie kancelárie. Získané z: SmallBusiness.Chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kancelárskych úloh, ktoré môžu a mali automatizovať. Obnovené z: je.SBA.Vláda.
3. Dewei Caitlin (2016). Koľko hodín svojho života ste premrhali v pracovnom e -maile? Vyskúšajte našu depresívnu kalkulačku. Získané z: Washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Zoznam pracovných miest pracujúcich v kancelárii. Získané z: práce.Chron.com.
5. Čo robí kancelársky asistent. Získané z učenia.orgán.
6. Čo presne robia ľudia v kancelárskych pracovných miestach. Získané z: Reddit.com.