Typy dokumentov

A dokument Je to zhmotnený záznam o špecifickej činnosti, ktorú vykonáva osoba alebo organizácia. Táto dokumentácia je možné prezentovať vo fyzických alebo virtuálnych médiách a vo formáte textu, fotografie, videá.

Pri vytváraní dokumentu v ktoromkoľvek z prostriedkov, v ktorom je možné prezentovať, sa musí ľahko použiť na asimiláciu a to jasne vyjadruje, čo chcete komunikovať, a tak dosiahnuť, kto ho používa, ľahšie pochopenie toho, čo chcete vystaviť.

Je dôležité povedať, že dokument sa tiež snaží uložiť informácie, ktoré obsahuje, aby sa s nimi mohli konzultovať v budúcnosti. Inými slovami, pri zdokumentovaní konkrétnych údajov sa nielenže snaží, že presný obsah je zaregistrovaný, ale že sa dá konzultovať kedykoľvek kedykoľvek.

Okrem toho možno povedať, že správa, ktorú opúšťa registrovaný, môže závisieť od jej klasifikácie. To je to, či je to verejné alebo súkromné, pretože ktorýkoľvek z týchto dvoch typov má iný manažment.

Klasifikácia dokumentov

V rámci vypracovania dokumentov sú uvedené dve hlavné použitia; podľa jeho formátu a podľa jeho použitia.

Podľa jeho formátu

Táto klasifikácia sa týka prostriedkov, v ktorých bude dokument prezentovaný, to znamená spôsob, akým bude obsah odhalený. Z tohto dôvodu existujú rôzne formáty, napríklad:

Textové dokumenty:

• Dokumentácia vo forme textu je to, čo je vystavené úplne v písomnom jazyku, buď s písmenami, číslami, znakmi alebo symbolmi.
• Toto je jeden z najtradičnejších spôsobov registrácie konkrétneho obsahu, pretože umožňuje vysvetliť svoj obsah podrobne a hĺbku.
• V tomto type dokumentov nájdete knihy, časopisy, technické správy, akademický alebo vedecký výskum, e -maily, publikácie v sociálnych sieťach alebo listoch.

Môže vám slúžiť: sociokultúrny scenár

Obrázok alebo fotografické dokumenty:

• Sú to dokumenty, ktoré zaznamenávajú svoje informácie na obrázkoch, fotografiách, mapách, kresbách atď.
• Spôsob, akým komunikujú svoj obsah, je oveľa vizuálnejší ako iné typy, čím uľahčuje ich porozumenie a porozumenie.
• Ako príklad tohto typu dokumentov je možné vidieť fotografie konkrétneho miesta, osoby alebo zvieraťa, kresby alebo náčrtov určitých ekonomických alebo politických údajov alebo grafiky.

Zvukové dokumenty:

• V tomto type dokumentov je zdokumentovaný obsah v sluchových formulároch, ktorý je obzvlášť založený na orálnom jazyku alebo zvukových výrazoch.
• V týchto hudobných dielach, piesňach, zvukových zvukoch, hlasových výrazoch, zvukoch zvierat, rádiu alebo podcastoch sú dokazované.
• Tieto prvky vyžadujú technológiu, ktorá vám umožňuje zaznamenávať zvuky, a tak pomáha ich ukladaniu a distribúcii. Vďaka technologickému pokroku digitálne médiá uľahčujú prístup k tým, ktorí ich potrebujú konzultovať.

Audiovizuálne dokumenty:

• Sú to všetky tieto dokumenty založené na vizuálnych prvkoch (ako sú fotografie alebo obrázky), ako aj zvukové prvky (napríklad zvukové stopy alebo zvukové kusy).
• V rámci audiovizuálnych formátov môžete okrem iného vidieť materiály, ako sú videá, filmy, dokumentárne filmy, animácie, správy, seriály série, okrem iného.
• Rovnako ako zvukové dokumenty, aj audiovizuálne záznamy potrebujú technológiu, ktorá umožňuje zaznamenať svoje vizuálne aj zvukové komponenty.

Je dôležité objasniť, že niektoré z predchádzajúcich formátov môžu byť fyzické alebo digitálne a že podľa ich formy je ich ukladanie, distribúcia a organizácia uľahčené.

V súlade s vyššie uvedenými, textovými alebo fotografickými typmi, ktoré sú fyzické, môžu vyžadovať ukladanie skvelého priestoru, pretože papier, priečinky alebo súbory môžu potrebovať veľa kapacity.

Môže vám slúžiť: rapa nui: História, vlastnosti, kultúra, tradície

Okrem toho môžu byť zvukové alebo audiovizuálne dokumenty uložené ľahšie, pretože sú to väčšinou digitálne prvky. Z tohto dôvodu získali v posledných rokoch veľkú popularitu ako prostriedok na zaznamenanie obsahu.

Dalo by sa povedať, že v posledných rokoch sa v digitálnych médiách spravuje väčšina dokumentov akéhokoľvek druhu, pretože majú väčšie výhody oproti výhodám fyzického typu.

Podľa jeho použitia

Ďalšia klasifikácia dokumentov je poskytovaná podľa použitia, ktoré budú mať, pretože je to verejné alebo súkromné.

• Súkromné ​​dokumenty:

Súkromné ​​dokumenty sú tie, kde sú ich používanie a prístup k určitým ľuďom alebo organizáciám obmedzené. To sa deje s cieľom chrániť informácie, ktoré vystavujú, a tak sa vyhýbajú konzultácii s tými, ktorí na ne nie sú autorizovaní.

Na ochranu súkromných digitálnych dokumentov je možné použiť prvky, ako sú heslá, šifrované kódy alebo virtuálne bezpečnostné kľúče.

Podobne, ak ide o súkromné ​​fyzické dokumenty, môžu byť chránené na miestach s putujúcim úložným priestorom, bezpečnostnými skrinkami alebo bezpečnostnými kľúčmi.

V rámci tejto klasifikácie existujú prvky, ako sú lekárske záznamy, obchodné zmluvy, bankové údaje, osobné alebo obchodné e -maily, vedecký výskum, vojenské dokumenty atď.

• Verejné dokumenty:

Sú to všetky tie dokumenty, ktoré môžu ktokoľvek vidieť a prehodnotiť, pretože nemajú obmedzený prístup žiadneho druhu. Z tohto.

Na rozdiel od súkromných dokumentov môže byť verejnosť uložená alebo umiestnená na miestach ľahkého prístupu k tým, ktorí ich môžu vstúpiť, aby ich mohli konzultovať.

Môže vám slúžiť: Nepriama komunikácia: Charakteristiky, typy, príklady

Tieto dokumenty nájdete na webových stránkach, ak sú digitálne alebo v knižniciach, kníhkupectvách alebo verejných kanceláriách, ak sú fyzickým typom.

Ako príklad v rámci tohto typu dokumentov môžete vidieť identifikačné dokumenty (DNI, pas, licencia na premávku, pracovnú kartu), články uverejnené v časopisoch alebo správach, nehnuteľností, verejných službách, registrácii vozidiel, záznamov o manželstve, manželských záznamoch, okrem iného.

Malo by sa tiež zdôrazniť, že tieto dokumenty majú verejnú alebo súkromnú klasifikáciu, môžu sa skladať z akéhokoľvek z vyššie uvedených typov. Môžu byť fotografické, audiovizuálne, zvuk alebo text.

Na druhej strane musí byť úplne jasné, aký typ dokumentu, ktorý sa má použiť podľa ich klasifikácie.

Odkazy

1. Koncept a typy dokumentov. (2010). Získané z MailXmail.com
2. Organizačné dokumenty. (2016). Získané z http: // Správa dokumentov.Blog.com/ com/
3. Typy a dokumenty. (2019). Získané od SDSPanama.com
4. Typy a dokumenty. (2019). Získané od SDSPanama.com
5. Typy a formáty dokumentov. (2012). Získané od UJI.je/