Zásady kontroly spoločnosti

Aké sú zásady kontroly?

Ten Zásady kontroly spoločnosť Toto sú nariadenia, ktoré si vyžadujú existenciu postupov a procesov stanovených v účtovných systémoch, ktoré pomôžu manažérom dohliadať a regulovať obchodné činnosti, a tak zaručujú, že aktíva spoločnosti sú chránené.

Cieľom zásad riadenia je zabezpečiť, aby účtovný systém fungoval správne a aby boli obchodné udalosti presne zaregistrované. Zrejme, manažéri nemôžu dohliadať na všetkých zamestnancov, takže existuje možnosť, že sa vyskytnú niektoré chyby alebo že sa vyskytnú určité podvody.

Na identifikáciu a stanovenie účinných kontrol musí riadenie neustále vyhodnotiť riziko, dohliadať na vykonávanie kontroly a podľa potreby upravovať kontroly.

Mať takúto základnú obchodnú funkciu poskytuje primeranú bezpečnosť znížením pravdepodobnosti chýb a ochrana aktív organizácie. Vďaka svojej dôležitosti musia spoločnosti brať do úvahy základné zásady kontroly.

Aké sú zásady kontroly?

1. Kontrolné prostredie

Štýl riadenia a očakávania manažérov na vysokej úrovni, najmä ich riadiace politiky, určujú kontrolné prostredie.

V kontrolnom prostredí existuje ďalší dohľad nad riadením výboru, ktorý zaisťuje, že existuje administratívna integrita, etické hodnoty, dobre definovaná organizačná štruktúra a kompetentní a spoľahliví zamestnanci, prideľujúca autoritu a zodpovednosti.

2. Kontrolné činnosti

Sú to špecifické politiky a postupy, ktoré manažment používa na dosiahnutie svojich cieľov. Patria sem nasledujúce:

Oddelenie úlohy

Vyžaduje si, aby boli rôzni ľudia pridelení na vykonávanie rôznych úloh v súvisiacich činnostiach, najmä tých, ktoré zahŕňajú povolenie, väzbu alebo údržbu záznamov.

Môže vám slúžiť: metódy UEPS a PEPS

Vytvorením, že rôzni ľudia vykonávajú tieto funkcie, sa vytvorí vyvážený riadiaci systém.

Transakcia a schválenie činností

Pomáha zabezpečiť, aby všetky činnosti spoločnosti dodržiavali zavedené politiky a usmernenia.

Požadovať, aby niektorí manažéri schválili určité typy transakcií, dodávajú dodatočný záväzok k účtovným záznamom, čo dokazuje, že transakcie boli analyzované a schválené príslušným orgánom.

Štandardizácia dokumentov

Zahŕňa vytvorenie faktúr a iných ľahko -použitých dokumentov a dostatočné.

Štandardizácia uľahčuje preskúmanie starých záznamov hľadaním pôvodu určitého rozporu v systéme. Nedostatok štandardizácie môže spôsobiť, že niektoré prvky budú v tomto prehľade prehliadané alebo nepochopené.

Fyzické ovládacie prvky na aktíva a záznamy

Sú to elektronické alebo mechanické ovládacie prvky (trezory, identifikačné karty, ploty, škatuľky, videokamery, zámky) alebo ovládacie prvky počítača, ktoré súvisia s prístupovými privilégiami alebo zavedenými postupmi podpory a obnovy.

Technológia sa vo všeobecnosti môže dostať tam, kde ľudia nemôžu, a môže byť v práci 24 hodín denne bez potreby dodatočnej platby.

Ovládanie prístupu k účtovnému systému prostredníctvom hesiel, blokádií a záznamov elektronického prístupu udržiava neoprávnených používateľov mimo systému, rovnako ako poskytuje spôsob, ako auditovať použitie systému na identifikáciu chýb chýb.

Nezávislé recenzie

Spoločnosti musia pravidelne kontrolovať svoje riadiace systémy. To musí urobiť osobu, ktorá neurobila žiadnu časť práce, ktorá bude overená.

Tieto hodnotenia pomáhajú zaručiť spoľahlivosť účtovných informácií a efektívnosť operácií.

Môže vám slúžiť: Rexpresia finančných výkazov: metódy a príklad

Pridelenie zodpovedností

Spoločnosť musí jasne založiť zodpovednosť. Priraďovať osobitné povinnosti ľuďom zaručujú, že chápu, aká je ich funkcia na udržanie kontroly.

Ak je nejaká zodpovednosť zrejmá, efektívny riadiaci systém objasní, kto nerobí pridelenú úlohu.

Príklady

Všetky tieto ovládacie prvky spĺňajú ciele zásady kontroly. Po chôdzi ovládacích prvkov nemusia manažéri dohliadať na činnosť každého zamestnanca. Môžu pravidelne preskúmať kontroly, aby sa zabezpečilo, že fungujú správne a zameriavajú sa na riadenie podniku.

Oddelenie úlohy

Je dobrou kontrolou zabezpečiť, aby funkcie údržby záznamu boli oddelené od skutočného riadenia hotovosti.

Z tohto dôvodu je pokladník zodpovedný za nabíjanie zákazníkov v hotovosti s možnosťou jeho vloženia do banky a účtovné oddelenie je zodpovedné za registráciu týchto hotovostných príjmov a vykonávanie bankových zmien.

Týmto spôsobom nemôže jedna osoba vziať peniaze zákazníka a spreneveriť ich a potom sa zakryť podvodným účtovníctva.

Ak tieto práce robia dvaja ľudia, jediný spôsob, ako môže podvod fungovať, je to, či je každá osoba v spolupráci s druhým. Je zrejmé, že dvaja zamestnanci spoluúčasti sú oveľa menej náchylní ako jeden zamestnanec, ktorý kradne.

Schválenie

Náročné schválenie na uskutočnenie platieb objemných výdavkov môže zabrániť bezohľadným zamestnancom v tom, aby robili veľké podvodné transakcie s finančnými prostriedkami spoločnosti.

Oficiálny cenový zoznam slúži ako schválenie predajným personálom na predaj s týmito cenami. Okrem toho môže existovať kontrola, ktorá umožňuje manažérovi predaja autorizovať primerané zmeny v cenníku.

Môže vám slúžiť: celkové náklady: funkcia, ako sa vypočíta a príklad

Personál a rotácia dovolenky

Povinná rotácia zamestnancov alebo obdobie dovolenky sa implementujú na zisťovanie podvodných schém, v ktorých je potrebné mať obvyklý systém na jeho udržanie.

Ak účtovník mení zodpovednosti každé dva mesiace, osoba nebude schopná neustále vykonávať falošný systém.

Fyzické audity

Medzi fyzické audity patrí manuálny počet hotovosti a akékoľvek iné fyzické aktíva zaregistrované v účtovnom systéme, napríklad zásoby.

Fyzický počet môže odhaliť skryté nezrovnalosti v zostatkoch účtov úplným ignorovaním elektronických záznamov. Počet peňazí v predajných miestach sa dá vykonávať denne alebo dokonca niekoľkokrát denne.

Najväčšie projekty, ako napríklad fyzický inventár, sa musia vykonávať menej často, možno ročne alebo štvrťročne.

Zmiernenia pravidelného účtovníctva

Zaručujú, že zostatky účtovného systému sa zhodujú s zostatkami účtov iných subjektov, ako sú banky, dodávatelia a zákazníci.

Rozdiely zistené medzi týmito typmi doplnkových účtov môžu odhaliť nezrovnalosti na svojich vlastných účtoch alebo že chyby vznikajú v iných subjektoch.

Automatizované ovládacie prvky

Pravdepodobne sú najbežnejšími vnútornými kontrolami, pretože spoločnosť nielen chránia, ale tiež zvyšujú jej efektívnosť.

Automatizované časové hodinky sú dobrým príkladom. Zamestnanci kontrolujú tieto hodinky, keď prídu, a potom overia na konci svojho dňa.

Automatizované časové hodiny eliminujú možnosť, že zamestnanci podvádzajú svoju pracovnú dobu.