Zásady administratívnej kontroly

Aké sú zásady administratívnej kontroly?

Ten Zásady administratívnej kontroly Sú to všeobecné pravidlá, ktoré musia byť splnené v procese analýzy, či sa konácie vykonávajú podľa plánu, a prijať potrebné nápravné opatrenia na potvrdenie plánovania.

Správa znamená pokus o čo najlepšie využitie dostupných zdrojov na dosiahnutie cieľa spoločnosti. Preto administratíva zahŕňa všetky operácie spoločnosti.

Administratívne kontroly sú súborom postupov potrebných pre administratívnu a ekonomickú efektívnosť. Ako neoddeliteľná súčasť systému vnútornej kontroly organizácie je jej cieľom zaručiť úplnú a včasnú implementáciu politík a plánov správy administratívy.

Niektoré príklady administratívnych kontrol zahŕňajú postupy, školenie zamestnancov a inštalácia výstražných znakov.

Základné zásady administratívnej kontroly môžu byť zoskupené do jedenástich kategórií, ktoré odrážajú ich účel a povahu, štruktúru a proces. Tieto zásady administratívnej kontroly sú uvedené nižšie.

Základné zásady administratívnej kontroly

Cieľový princíp zabezpečenia

Základným cieľom administratívnej kontroly je dosiahnutie cieľov. To sa deje pri zisťovaní zlyhaní v plánoch.

Potenciálne alebo skutočné odchýlky plánov musia byť dostatočne odhalené, aby sa umožnilo účinné nápravné opatrenia.

Zásada kontroly

Systém administratívnej kontroly musí zistiť a zdôrazniť príčiny odchýlok od plánov s minimálnymi možnými nákladmi.

Princíp efektívnosti je obzvlášť dôležitý v kontrole, pretože techniky majú tendenciu byť drahé a ťažkopádne.

Manažér môže byť tak absorbovaný pod kontrolou, že môže minúť viac, ako je potrebné, aby zistil odchýlku. Ovládacie prvky, ktoré vážne zasahujú do autority podriadených alebo s motiváciou tých, ktorí vykonávajú plány, sú neefektívne.

Zásada kontroly zodpovednosť

Hlavná zodpovednosť za výkon kontroly spočíva v manažérovi zodpovednom za vykonanie plánov. Vaša zodpovednosť nemožno zrušiť alebo zrušiť bez zmeny štruktúry organizácie.

Zodpovednosť za kontrolu by sa mala venovať konkrétnym ľuďom v každej fáze operácie. Tento jednoduchý princíp objasňuje úlohu veľmi zriedka pochopenú pre radiče a kontrolné jednotky.

Tieto agentúry pôsobia ako služba, ktorá poskytuje kontrolné informácie. Nemôžu však vykonávať kontrolu, pokiaľ im nie je udelený manažérsky orgán a zodpovednosť za kontrolované veci.

Zásada prevencie

Ovládanie, podobne ako plánovanie, sa musí tešiť a byť preventívny. Tento princíp sa často zanedbával, z veľkej časti preto, že kontrola závisí viac od štatistických a účtovných údajov, namiesto toho, aby sa spoliehala na predpovede a projekcie.

Hoci predpovede nie sú presné, sú lepšie ako historické záznamy. V ideálnom prípade by mal riadiaci systém poskytnúť okamžitú spätnú väzbu, aby bol schopný opraviť, hneď ako požadované odchýlky výkonu.

Ak to nie je možné, kontrola by mala byť založená na predpovediach, aby sa zabezpečila časové odchýlky. Viac pozornosti by sa malo venovať prevencii nedostatkov, ako ich napraviť po ich vyskytnutí, čo ovplyvňuje ekonomické náklady, ktoré to znamená.

Napríklad predpovede hotovosti pomáhajú udržiavať obchodnú solventnosť, predvídať nedostatok hotovosti a zabrániť im. 

Zásada priamej kontroly

Prevažná väčšina ovládacích prvkov použitých dnes je založená na skutočnosti, že ľudská bytosť robí chyby. Často sa používajú ako nepriame kontroly zamerané na odhaľovanie chýb, často po skutočnosti.

Vždy, keď je to možné, na zabránenie chýb by sa mali použiť priame ovládacie prvky. Zlepšenie kvality manažérov môže minimalizovať potrebu používať nepriame kontroly. Vysoko kvalitný manažéri robia veľmi málo chýb a vykonávajú všetky svoje funkcie s najlepším prínosom.

Princíp reflexie plánov

Ovládanie je úlohou zabezpečiť efektívne vykonávanie plánov. Preto musia kontrolné techniky odrážať špecifickú povahu a štruktúru plánov.

Jasnejšie a úplné.

Napríklad kontrola nákladov by mala byť založená na plánovaných nákladoch definovaného a konkrétneho typu.

Pripispyramída

Údaje o spätnej väzbe musia najskôr komunikovať na úpätí pyramídy; to znamená pre supervízorov a dokonca aj pre prevádzkových pracovníkov, ktorí sú na najnižšej úrovni.

To dáva zamestnancom príležitosť kontrolovať svoje vlastné situácie, okrem urýchlenia nápravných opatrení.

Zásada organizačnej vhodnosti

Systém administratívnej kontroly je v súlade s oblasťou administratívneho orgánu a musí odrážať štruktúru organizácie.

Keď sa systém administratívneho riadenia prispôsobí štruktúre organizácie, určuje zodpovednosť za konanie a uľahčuje opravu odchýlky plánov.

Podobne sa tieto informácie musia prispôsobiť na vyhodnotenie výkonu vo vzťahu k plánom k ​​pozícii manažéra, ktorý ich bude používať. Inými slovami, všetky čísla a správy používané na účely kontroly musia byť z hľadiska organizácie.

Princíp individuality kontrol

Ovládacie prvky sú účinné, keď sú v súlade s pozíciou, prevádzkovou zodpovednosťou, kompetenciami a potrebami zainteresovaného jednotlivca.

Rozsah a podrobné informácie sa líšia v závislosti od úrovne a funkcie riadenia.

Podobne rôzni manažéri uprednostňujú rôzne formy a informačné správy jednotiek. Ovládacie prvky preto musia spĺňať individuálne požiadavky každého manažéra.

Princíp kontroly kritických bodov

Všetky operácie majú určité zraniteľné alebo kritické body. To sú tie, ktoré spôsobujú väčšinu problémov a vedú k veľkým odchýlkam.

Manažér sa pri vykonávaní kontroly musí zamerať svoju pozornosť na faktory, ktoré sú zásadné na hodnotenie výkonnosti.

Bolo by zbytočné a antiemonické, že manažér overuje všetky podrobnosti o výkone. Preto musíte sústrediť svoju pozornosť na kritické výkonnostné body.

Zásada konania

Kontrola je strata času, ak sa neprijmú nápravné opatrenia. Medzi nápravné opatrenia môže byť prehodnotenie plánov, reorganizácia, nahradenie alebo školenie podriadeného, ​​motivácia personálu atď.

Kontrola je odôvodnená iba vtedy, keď sú uvedené odchýlky plánov opravené príslušným plánovaním, organizáciou, personálom a adresou.

Odkazy

1. Znalostná základňa MBA (2018). Zásady riadenia. Zobraté z: Mbaknol.com.
2. Business Dictionary (2018). Administratívny systém. Zobraté z: obchodného slovníka.com.
3. Wikiquote (2016). Zásady správy. Prevzaté z: v.valcový.orgán.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 Najdôležitejšie princípy kontroly v oblasti riadenia. Zachovať články. Zobraté z: konzervatíc.com.
5. Diksha (2018). Ovládanie: Význam, príroda a princípy. Nápady na riadenie podnikania. Zobraté z: BusinessMangementDeasas.com.