Funkcie sekretárky

Medzi hlavnými Funkcie sekretárky Zdôrazňujú program, venujú sa verejnosti a spravujú dôverné informácie. Je to osoba, ktorá je zodpovedná za vykonávanie úloh administratívnej pomoci v kancelárii.

Túto pozíciu môže vykonávať muž alebo žena, hoci najbežnejšou je to, že je to žena, ktorá ho cvičí. Zvyčajne majú na starosti dôverné záležitosti ľudí s určitou hierarchiou v rámci spoločnosti, ako sú riaditelia, manažéri, prezidenti,. To ich premení na pravú ruku výkonného pracovníka, pre ktorý pracujú.

Ak je spoločnosť malá, najväčšia pracovná záťaž tajomníka súvisí so základnými kancelárskymi úlohami.

Niektoré krajiny na svete venujú špeciálny deň v roku poďakovania a oslavu svojej práce. Napríklad v Kolumbii, Peru a Mexiku je Deň tajomníka 26. apríla, zatiaľ čo vo Venezuele je 30. september.

Hlavné funkcie sekretára

Prácou tajomníka je podporiť svojho šéfa, aby plne dodržiaval svoju úlohu v organizácii, bez oneskorení alebo rozptýlenia.

Aj keď povaha spoločnosti ovplyvňuje typ práce, ktorá sa vyžaduje od tajomníka, dalo by sa povedať, že jej hlavné funkcie sú:

1- Správa agendy

Je zodpovednosťou tajomníka, aby držala krok s programom osoby, pre ktorú pracuje. Tam musíte odrážať všetky svoje pracovné záväzky a niekedy aj osobné.

Musíte si tiež uchovávať údaje všetkých osôb a inštitúcií, s ktorými musí byť zamestnávateľ spojený.

Agenda tajomníka zvyčajne slúži ako operačný denník výkonnej riaditeľky, pre ktorú pracuje.

2- Pozor na verejnosť

Pozornosť voči verejnosti je jednou z najzákladnejších úloh, ktoré musí tajomník urobiť. Musíte odpovedať na hovory a zaznamenať ich dôvod, ako aj všetky tie údaje, ktoré umožňujú zamestnávateľovi monitorovať záležitosť.

Je to tiež osoba, ktorá prijíma návštevníkov v kancelárii. Z tohto dôvodu je dôležité, aby tajomník udržiaval imidž podľa podnikového obrazu pracoviska.

Jeho úloha nie je len na pozdravovanie a zabezpečenie láskavých návštevníkov, ale tiež poskytuje prvé pokyny a usmernenia o organizačnej kultúre a vnútorných procesoch spoločnosti.

3- Správa dokumentov

Okrem toho, že je osobou, ktorá prijíma a spravuje korešpondenciu svojho šéfa, píše tajomník, číta, reaguje a archívy väčšinu kariet, oznámenia, memorandá a e -maily svojho zamestnávateľa.

Na tento účel by sa malo zaobchádzať s určitými aplikáciami softvér ktoré vám umožňujú pripraviť viac agility a rýchlo takéto dokumenty.

Špecifickosť týchto kompetencií bude závisieť od typu práce, ktorá sa vyžaduje v oblasti, v ktorej funguje.

Tajomník sa zaoberá kontaktnou databázou jej šéfa a podáva písomnú korešpondenciu, ako aj zápisnice z montáže a ďalšie záujmové dokumenty v rámci kancelárie.

Je to tajomník, ktorý obvykle berie na vedomie záležitosti diskutované na dôležitých stretnutiach.

4- Citlivé riadenie informácií (interné a externé)

Medzi funkcie, ktoré odlišujú dobrého tajomníka, je primerane a efektívne zvládnuť všetky informácie mimoriadne dôležité pre prevádzku spoločnosti alebo inštitúcie, v ktorej pracuje.

Napríklad musíte mať kontrolu nad právnymi dokumentmi, ktoré sa môžu kedykoľvek vyžadovať v vládnych prípadoch.

Môžete mať tiež prístup k informáciám o životnom prostredí alebo k niektorým z aktérov týkajúcich sa spoločnosti. Tieto informácie sa musia spravovať diskrétnym, efektívnym a včasným spôsobom.

5- Kancelária

Tajomník musí fungovať a udržiavať v prevádzke vybavenie a kancelársky nábytok: telefóny, fotokopiery, tlačiarne, projektory, nábytok, registry, okrem iného.

Je to ten, kto nesie kontrolu nad inventúrou vstupov a kancelárskych zariadení. Taktiež udržiava fyzické a elektronické súborové systémy v poriadku, takže informácie sú ľahko dostupné pre potrebu.

Tajomník musí mať čistý a organizovaný pracovný priestor, pretože je to zvyčajne prvé veci, ktoré ľudia mimo spoločnosti vidia pri vstupe do svojich zariadení.

6- Príprava prezentácií

Zvyčajne musí výkonný pracovník predložiť svoje správy vo forme prezentácií, ktoré obnovujú a hierarchizujú informácie. Za túto úlohu zvyčajne žiada o pomoc svojho sekretára.

Osoba v sekretariáte musí zabezpečiť, aby informácie, ktoré sa objavia, správne odrážajú údaje, ktoré chce váš šéf zdieľať.

Musí tiež byť pozorný, že ide o prezentáciu bez pravopisných chýb a že je v súlade s grafickou identitou spoločnosti.

7- administratívny dohľad

Je tiež zodpovednosťou tajomníka, aby si uvedomil, že politiky a postupy potrebné na starostlivosť o aktíva spoločnosti alebo inštitúcie, v ktorej slúži, sú splnené.

Podľa hierarchickej úrovne svojho šéfa môže tajomník overiť presnosť údajov, ktoré odrážajú detail rozpočtových operácií.

Tajomník sa musí zaoberať kontrolou riadenia a správnou správou zdrojov v kancelárii.

8- Organizácia pre vysídlenie

Ak šéf potrebuje veľa cestovať do pracovných záležitostí, tajomník bude mať funkciu organizácie všetkého, čo súvisí s vysídlením. Z akvizície lístkov na vlaky alebo lietadla, ubytovanie alebo najímanie vodiča alebo miestneho sprievodcu.

9- Komunikácia s ostatnými oddeleniami

V mnohých prípadoch je tajomník zodpovedný za distribúciu alebo prijímanie informácií od iných oddelení skôr, ako prejdú svojím šéfom. Vďaka tomu vyhnite pracovnému preťaženiu pre svojho nadriadeného, ​​pretože môže syntetizovať najdôležitejšie potreby a tie, ktoré si vyžadujú väčšiu naliehavosť.

Virtuálny tajomník

S vzostupom online diel vzniká postava tajomníkov online alebo virtuálni asistenti.

Títo tajomníci vykonávajú väčšinu vyššie opísaných úloh, ale diaľkovo. V týchto prípadoch tajomníci účtujú svoje služby za hodinu alebo projektom.