Vnútorná kontrola účtovníctva

Čo je vnútorná kontrola účtovníctva?

On Vnútorná kontrola účtovníctva Zahŕňa metódy implementované spoločnosťou s cieľom zaručiť integritu finančných a účtovných informácií, spĺňajú ciele prevádzky a ziskovosť a politiky riadenia prenosu v celej organizácii. Tieto prekrývajú bežné prevádzkové postupy spoločnosti.

Toto prekrývanie reaguje na zámer chrániť aktíva, minimalizovať chyby a zabezpečiť, aby sa operácie vykonávali schváleným spôsobom. Neexistujú žiadne rovnaké systémy vnútornej kontroly, ale mnohé filozofie kontroly, pokiaľ ide o finančnú integritu a účtovné postupy, sa stali štandardnými postupmi riadenia.

Vnútorná kontrola má cenu, čo znamená, že kontrolné činnosti často zastavujú prirodzený tok procesov spoločnosti, čo môže znížiť jej všeobecnú efektívnosť. Kľúčovým konceptom je, že ani najkompletnejší systém vnútornej kontroly nebude úplne eliminovať riziko podvodu alebo chyby.

Vždy sa vyskytnú nejaké incidenty, zvyčajne kvôli nepredvídaným okolnostiam alebo nadmerne odhodlanému úsiliu niekoho, kto chce spáchať podvod.

Prvky vnútornej kontroly účtovníctva

Oddelenie úlohy

Oddelenie funkcií znamená rozdelenie zodpovednosti za účtovníctvo, vklady, prezentáciu správ a audit. Ďalšie povinnosti sú oddelené, existuje menej možností, že jeden zamestnanec dopúšťa podvodných činov.

Pre malé podniky s iba niekoľkými účtovnými zamestnancami zdieľajte zodpovednosti medzi dvoma alebo viacerými ľuďmi alebo vyžadujú, aby kritické úlohy prehodnotili spolupracovníci na rovnaký účel.

Ovládacie prvky prístupu

Ovládanie prístupu k rôznym častiam účtovného systému prostredníctvom hesiel, blokádií a záznamov elektronického prístupu môže zabrániť neoprávneným používateľom mimo systému.

Okrem toho poskytuje spôsob, ako auditovať použitie systému na identifikáciu zdroja chýb alebo nezrovnalostí.

Fyzické audity

Medzi fyzické audity patrí manuálny počet hotovosti a akékoľvek fyzické aktíva zaregistrované v účtovnom systéme; Napríklad zásoby, materiály a náradie.

Fyzický počet sa môže odhaliť dobre -zhoršené nezrovnalosti v zostatkoch účtov, ktoré sú prehliadané v elektronických záznamoch.

Počet peňazí v predajných miestach sa dá vykonávať denne alebo dokonca niekoľkokrát denne. Najväčšie projekty, ako napríklad manuálny počet zásob, sa musia vykonávať menej často, možno štvrťročne.

Štandardizovaná dokumentácia

Štandardizácia dokumentov používaných na finančné transakcie - napríklad faktúry, interné požiadavky materiálov, príjmov z inventára a správy o cestovných nákladoch - môže pomôcť zachovať konzistentnosť pri údržbe záznamov v priebehu času.

Použitie štandardných formátov dokumentov môže uľahčiť preskúmanie registrov minulosti hľadaním pôvodu určitej nezrovnalosti v systéme. Nedostatok štandardizácie môže spôsobiť, že prvky budú prehliadané alebo nepochopené v uvedenom preskúmaní.

Vyváženie

Použitie dvojitého vstupného účtovného systému dodáva spoľahlivosť tým, že zabezpečí, aby boli knihy vždy vyvážené. Napriek tomu môžu chyby v danom čase vybaviť systém z rovnováhy.

Výpočet denných alebo týždenných testovacích zostatkov môže poskytnúť pravidelné informácie o stave systému. To vám umožní objaviť a vyšetrovať nezrovnalosti čo najskôr.

Periodické zmierovacie konflikty

Účtovné zladenia môže zabezpečiť, aby sa vyváženie účtovného systému zhodovali s zostatkami iných subjektov, ako sú banky, dodávatelia a klienti na úver.

Napríklad bankové vyrovnanie znamená porovnanie peňažných zostatkov a vkladov a záznamov o príjmoch medzi účtovným systémom a štátmi bankového účtu.

Rozdiely medzi týmito typmi doplnkových účtov môžu odhaliť chyby alebo nezrovnalosti v samotných účtoch. Môžu tiež preukázať, že chyby môžu vzniknúť v iných entitách.

Oprávnenie na schválenie

Požadovať, aby konkrétni manažéri schválili určité typy transakcií, môžu pridať vrstvu zodpovednosti do účtovných záznamov. Ukázalo sa teda, že transakcie boli pozorované, analyzované a schválené zodpovedajúcimi orgánmi.

Náročné schválenie na to, aby bolo možné dosiahnuť veľké výdavky a platby.

Ciele

Zabezpečiť aktíva spoločnosti

Vnútorné ovládacie prvky s nimi chránia aktíva straty. Strata by mohla byť náhodnou stratou, ktorá sa vyskytuje z čestných chýb spáchaných ľuďmi. Mohla by to byť tiež úmyselná strata, ktorá vyplýva z úmyselných podvodných činností.

Zaručiť spoľahlivosť a integritu finančných informácií

Interné ovládacie prvky zaručujú, že manažment má presné, včasné a úplné informácie - vrátane účtovných záznamov - na plánovanie, kontrolu a hlásenie obchodných operácií.

Zaručte dodržiavanie zákonov

Vnútorné kontroly pomáhajú zabezpečiť, aby spoločnosť dodržiavala mnohé národné, štátne a miestne zákony a nariadenia, ktoré ovplyvňujú obchodné operácie.

Podporovať efektívne a efektívne operácie

Vnútorné kontroly poskytujú prostredie, v ktorom môžu manažéri a zamestnanci maximalizovať efektívnosť a efektívnosť operácií.

Dodržiavanie cieľov a cieľov

Systém vnútornej kontroly poskytuje mechanizmus manažmentu na dohľad nad dosahovaním prevádzkových cieľov a cieľov.

Príklad

Kvapalné aktíva potrebujú vždy viac ochrany ako aktíva bez kvapaliny, pretože sa ľahšie ukradnú; Napríklad vezmite hotovosť.

Hotovosť je najviac likvidným aktívom a môže byť ľahko ukradnutá každým zamestnancom, ktorý ho zaobchádza. Chrániť hotovosť spoločnosti je to, že sa implementujú špeciálne vnútorné kontroly.

Kontrola vnútorných povinností sa často používa s hotovosťou. Táto kontrola vyžaduje, aby osoba, ktorá prijíma hotovosť zákazníka a osoba, ktorá zaregistruje prijatie hotovosti v účtovnom systéme, nikdy nebola rovnaká zamestnanec.

V skutočnosti niektoré systémy vnútornej kontroly idú o krok ďalej a požadujú, aby zamestnanec účtoval hotovosť, iný, aby ju uložil v banke a iný ju zaregistroval v účtovnom systéme.

Segmentáciou povinností každého zamestnanca nemôže žiadna osoba sám vyberať hotovosť, uložiť ju a zaznamenávať predaj v účtovníctve. To zabraňuje podvodom, pretože preto osoba nemôže byť súčasťou účtovanej hotovosti a zaregistrovať malú sumu v hotovosti v účtovnom systéme.