Kontrola v správe

Čo je kontrola v správe?

On Kontrola v správe Vzťahuje sa na stanovenie štandardov, meranie skutočného výkonu pracovníkov a prijatie zodpovedajúcich nápravných opatrení vzhľadom na možné odchýlky od činnosti organizácie.

Keď sú stratégie stanovené a plány sú vypracované, administratíva má ako svoju hlavnú úlohu prijať zodpovedajúce opatrenia, aby sa zabezpečilo, že sa tieto plány vykonávajú alebo, ak to okolnosti odôvodňujú, sú upravené, aby sa zmenili.

Cieľom kontrolnej funkcie je zabezpečiť, aby zamestnanci robili to, čo musia robiť, pretože správa znamená vedenie práce ostatných. Toto je základná funkcia administratívnej kontroly.

Dobrý systém riadenia riadenia stimuluje činnosť pri zisťovaní významných variácií pôvodného plánu a zvýraznenie ich, aby ľudia mohli veci opraviť. Ovládacie prvky sa musia zamerať na výsledky.

Funkcia riadenia administratívy môže byť určujúcim faktorom organizačného úspechu. Všetky spoločnosti, ktoré berú svoje procesy vážne, by mali zvážiť implementáciu riadenia kontroly.

Pôvod

V 20. rokoch 20. storočia inžinier Henri Fayol vyvinul všeobecnú teóriu pre obchodnú správu, ktorú mnohí nazývali fayolizmus. Je všeobecne uznávaný ako jeden zo zakladateľov metódy moderného riadenia a jej zásady sa stále uplatňujú o mnoho rokov neskôr.

Fayol navrhol, že existovalo päť hlavných funkcií riadenia: plánovanie, organizácia, koordinácia, riadenie a kontrola. A tieto zásady riadenia kontroly alebo riadenia zmien sú k dispozícii v prospech spoločnosti.

Fayolova kontrolná funkcia zostáva relevantná v tom zmysle, že pre manažéra analyzuje odchýlky a vykoná potrebné úpravy spätnú väzbu o príslušných procesoch.

V dnešnej dobe môžu byť aspekty riadenia vykonané pomocou online platforiem, ale jej princípy a ciele zostávajú rovnaké.

Prečo potrebujete kontrolu v správe?

Kontrola je potrebná na zabezpečenie toho, aby zamestnanci konali v prospech organizácie

Ak by všetci zamestnanci vždy urobili to najlepšie pre spoločnosť, kontrola a dokonca ani administratíva by nebola potrebná.

Zamestnanci sa však niekedy nesnažia pokračovať v najlepšom záujme organizácie, takže sa musí implementovať séria kontrol, aby sa chránili pred nežiaducim správaním, okrem podpory požadovaných opatrení.

Dôležitým typom problémov s systémami administratívneho riadenia sú osobné obmedzenia. Ľudia nie vždy chápu, čo sa od nich očakáva alebo ako môžu robiť svoju prácu lepšie, pretože im môžu chýbať potrebná kapacita, školenie alebo informácie.

Môžu vám slúžiť: rovnocenné jednotky

Typy kontroly

Regulačné kontroly

Regulačné kontroly podporujú dosiahnutie cieľov v politikách administratívnej kontroly, pretože je výsledkom štandardného prevádzkového postupu a súčasných politík spoločnosti.

Kľúčom je zodpovedať cieľom organizácie, ako je spokojnosť zákazníka, s regulačnými kontrolami, ako sú postupy a politiky spoločnosti. Je dôležité dosiahnuť správny typ rovnováhy medzi veľmi malým a príliš veľkým administratívnou kontrolou. Existujú tri typy regulačných kontrol:

• Byrokratický.
• Finančný.
• Kvalita.

Byrokratické kontroly

Byrokratická kontrola odvodzuje z autority kvôli pozícii osoby v rozsahu spoločnosti. Čím vyššia je hierarchia spoločnosti, tým väčšia kontrola budete mať v oblasti prevádzkových politík a postupov.

Najdôležitejšou otázkou pre túto kontrolu je, ako zachovať reťaz príkazu a generovať flexibilitu v systéme. Je možné prostredníctvom štandardného prevádzkového postupu, ktorý deleguje všetku zodpovednosť za zostupný príkazový reťazec.

Finančné kontroly

Finančná kontrola zahŕňa dôležité ciele týkajúce sa financií, za ktoré je vedenie zodpovedné. Je populárnejšia medzi viacerými strategickými obchodnými jednotkami.

Manažéri sú zodpovední za udržiavanie zosúladených nákladov a dosiahnutie finančných cieľov, ktoré prispievajú k všeobecnej ziskovosti spoločnosti.

Kontroly kvality

Tento typ kontroly ovplyvňuje konečný výsledok produktu alebo služby ponúkaného zákazníkom. Musíte v tejto kontrole zabezpečiť, aby existoval priestor pre štandardizáciu a kreativitu.

Regulačné kontroly

Je založená na akceptovaných akčných vzorcoch, ktoré upravujú riadenie a správanie zamestnancov. Pomáha porozumieť určitým správaním, ktoré sú prijateľné a ktoré sú menej prijateľné. Regulačná kontrola obsahuje dva typy noriem:

• Tímové štandardy

Sú to neformálne pravidlá, vďaka ktorým si členovia tímu uvedomujú svoje zodpovednosti. Takto členovia tímu v priebehu času interagujú, pretože všetci prechádzajú fázou rastu.

Môže vám slúžiť: pracovný kapitál

Je to silný vplyv na správanie a ukazuje sa ako neoddeliteľná súčasť administratívnej kontroly.

• Organizačné kultúrne normy

Tento typ administratívnej kontroly je založený na organizačnej kultúre a zahŕňa zdieľané hodnoty, rituály a presvedčenie organizácie. Tímová práca a spolupráca sú dôležité na zosúladenie štandardov a cieľov.

Fázy riadenia podania

V závislosti od veľkosti organizácie sa jeden alebo viac ľudí zúčastňuje kontroly

Kontrola má niekoľko fáz:

Stanoviť normy

Normy sú kritériami nastavené na vyhodnotenie výkonu. Sú to vybrané body v plánovaní, ktoré merajú výkon, aby manažéri mohli prijímať ukazovatele o tom, ako všetko ide, a preto nemusia monitorovať každý krok pri vykonávaní plánu.

Tieto štandardizované prvky tvoria merateľné ciele, ktoré sú obzvlášť dôležité pre kontrolu. Napríklad v priemyselnej spoločnosti môžete štandardizovať výrobné a predajné ciele, ciele pracovnej asistencie, bezpečnostné záznamy atď.

Na druhej strane, v odvetviach servisu môžu normy zahŕňať čas, na ktorý musia zákazníci čakať v chvoste banky alebo počet nových zákazníkov, ktorých priťahuje reklamná kampaň.

Výkonnosť

Meranie výkonnosti sa musí vykonávať s ohľadom na normy s ohľadom na budúcnosť, aby bolo možné zistiť odchýlky skôr, ako sa vyskytnú, a vyhýbajú sa primeraným akciám.

Ak boli štandardy riadne rozpracované a sú k dispozícii mechanizmy na určenie, čo robia zamestnanci, je celkom ľahké vyhodnotiť skutočný alebo očakávaný výkon.

Napríklad môže byť celkom jednoduché stanoviť štandard pracovnej doby na výrobu hmotnostného článku a môže byť rovnako jednoduché merať výkonnosť oproti tomuto štandardu v jedinečných typoch práce.

Existuje však veľa aktivít, pre ktoré je ťažké vyvinúť presné normy a existuje veľa činností, ktoré je ťažké merať. Napríklad kontrola práce manažéra pracovných vzťahov nie je jednoduché, pretože nie je ľahké rozvíjať definované normy.

Vrchol tohto typu manažéra je založený na nepresných normách, ako je postoj odborov, nadšenie a lojalita podriadených, index rotácie práce atď.

Určiť, či sa výkon zhoduje so štandardom

Je to ľahký, ale dôležitý krok v procese riadenia. Znamená to porovnanie výsledkov získaných s už stanovenými normami. Ak sa výkon zhoduje so štandardom, manažéri môžu predpokladať, že všetko je pod kontrolou. V tomto prípade manažéri nemusia zasahovať do operácií organizácie.

Môže vám slúžiť: Organizácia matíc: Charakteristiky a príklady

Prijať nápravné opatrenia

Tento krok sa stáva nevyhnutným, keď výkon nespĺňa štandard a analýza ukazuje, že sú potrebné nápravné opatrenia. Tieto nápravné opatrenia by mohli znamenať zmenu v jednej alebo viacerých činnostiach v prevádzke spoločnosti.

Napríklad manažér pobočky banky by mohol zistiť, že na splnenie predtým stanoveného štandardu piatich minút klienta je potrebných viac bankomatov.

Kontrola môže tiež ukázať existenciu neprípustných štandardov. Nápravné opatrenia v tomto prípade by mohlo znamenať, že namiesto zmeny výkonu bude potrebné zmeniť pôvodný štandard.

Pokiaľ manažéri nevidia proces riadenia, kým ich záver jednoducho monitoruje výkon, namiesto vykonávania kontroly. Dôraz by mal byť vždy na vymýšľanie konštruktívnych spôsobov, ako priniesť výkon na štandard, namiesto jednoduchého identifikácie zlyhania.

Ovládanie príkladov

Manažéri organizácií vykonávajú kontrolné aktivity každý deň:

• Zistite, či určitý zamestnanec alebo ministerstvo organizácie sleduje obchodné postupy (byrokratická kontrola).
• Manažér súhlasí s tým, že zamestnanec alebo oddelenie vykonáva nové potrebné činnosti v organizácii (Byrokratická kontrola).
• Manažér súhlasí s tým, že zamestnanec alebo oddelenie vykonáva výdavky (byrokratická kontrola).
• Zmerajte fakturáciu konkrétneho týždňa, týždňa alebo mesiaca (finančná kontrola).
• Zmerajte výdavky na jeden deň, týždeň alebo mesiac (finančná kontrola).
• Manažér oddelenia alebo vedúci továrne hodnotí priemernú úroveň kvality vyrobených jednotiek (kontrola kvality).
• Manažér hodnotí, či sa dodržiavajú pravidlá stanovené v sprievodcoch zamestnancov (regulačná kontrola).

Odkazy

1. Kenneth Merchant (1982). Kontrolná funkcia riadenia. MIT Sloan. Prevzaté z: SloanReview.miznúť.Edu.
2. Workfront (2019). Čo je riadenie kontroly a prečo je to estennial? Zobraté z: Workfront.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Kontrola riadenia: Význam, typy a vlastnosti riadenia riadenia. Marketing91. Zobraté z: marketing91.com.
4. Idunote (2020). 4 kroky v procese riadenia v oblasti riadenia podniku. Prevzaté z: idunote.com.
5. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2020). Kontrola (správa). Prevzaté z: v.Wikipedia.orgán.