Funkcie korešpondenčnej jednotky, štruktúra, dôležitosť

Ten korešpondencia Je to pracovná stanica, ktorá prijíma, klasifikuje, záznamy a distribuuje internú a externú komunikáciu a dokumenty pre všetkých členov organizácie medzi rôznymi divíziami. Jeho cieľom je zabezpečiť, aby boli dodávané svojmu príjemcovi efektívne, rýchlo a v najlepších podmienkach.

Súkromné ​​a verejné korporácie alebo korporácie implementujú tento program správy dokumentov na urýchlenie procesov kontroly korešpondencie. Je to proces, ktorý je integrovaný do organizačnej dynamiky a umožňuje dosiahnutie cieľov spoločnosti.

Korešpondenčná jednotka sleduje efektívne a rýchle poskytovanie informácií v rámci spoločnosti. Zdroj: Pixabay.com

Od starých archívov po digitálny vek má metóda organizácie tohto oddelenia za cieľ umožniť ľahký prístup k dokumentárnym informáciám o záujme a ochrane kontrolných záznamov, súborov, príručiek postupov a celej historickej spoločnosti v spoločnosti fyzický a/alebo digitálny formát.

V súčasnosti existujú vyvinuté softvéry na urýchlenie správy dokumentov, ktoré pozitívne ovplyvnilo prostredie životného prostredia, pretože fyzický súbor má tendenciu zmiznúť a zabráni sa spotrebe papiera.

Podobne sa dodávka alebo príjem korešpondencie stane dynamickejším a urýchleným prostredníctvom intranetu a extranetu.

[TOC]

Funkcia

Korešpondenčná jednotka má špecifické funkcie zamerané na zdokumentovanie, organizovanie a distribúciu efektívneho spôsobu korešpondencie, ktoré obsahujú informácie spojené s poskytovaným podnikaním alebo službami, ako aj na všetkých životne dôležitých dokumentáciách o podpore administratívnej a organizačnej činnosti.

Medzi špecifické funkcie korešpondenčnej jednotky patrí:

- Ovládajte vstup a výstup z dokumentov.

Môže vám slúžiť: 10 najobľúbenejších legiend Jalisco

- Distribuovať komunikáciu do zodpovedajúcich oblastí.

- Spracujte korešpondenciu a komunikáciu, ktoré sa generujú interne a externe.

- Digitalizovať dokumenty.

- Objednajte, klasifikujte a opíšte dokumenty dokumentárneho fondu spoločnosti.

- Zachovanie a kontrola dokumentárnej výroby.

- Priraďte po sebe idúce čísla korešpondencii, ktorá sa vytvára alebo prijíma (žiarenie).

- Vyberte dokumenty a komunikácie, ktoré sa musia zachovať, a preniesť ich do centrálneho archívu.

Štruktúra

Korešpondenčná jednotka je usporiadaná podľa veľkosti a charakteristík spoločnosti alebo inštitúcie. Zvyčajne záleží na ústredí, ktoré sa delí na dve podjednotky: jeden vstup a jeden mimo výstupu.

Každá podjednotka má špecifické funkcie orientované na správu a kontrolu všetkého, čo súvisí s vnútornou aj vonkajšou korešpondenciou. Tento typ jednotiek štruktúrovania nasledovne:

Vedenie

Definujte nariadenia a politiky, ktoré racionalizujú, normalizujú a regulujú výrobu dokumentov, distribučné metódy, prepravu a príjem korešpondencie a úlohy členov ministerstva. To znamená koordinovaný spôsob, ako generujú proces správy dokumentov a archívu a jeho efektívnu systematizáciu.

Korešpondencia

Je zodpovedný za implementáciu metód distribúcie a kontroly v oblasti správy dokumentov na základe politík a predpisov stanovených spoločnosťou. Toto je rozdelené na:

Vstupná korešpondencia

Toto sú dokumenty, ktoré prichádzajú a sú zamerané na rôzne oddelenia inštitúcie. V tejto oblasti sú dokumenty prijaté. Pred zapečatením dodržiavania recepcie je potrebné overiť, že:

- Sú skutočne pre inštitúciu alebo spoločnosť.

- Táto záležitosť je spojená s inštitúciou alebo spoločnosťou.

- Sú náležite zapečatené a podpísané.

Môže vám slúžiť: piktografické písanie: pôvod, charakteristiky a príklady

- Prílohy, ak existujú, sú úplné. Ak nie, musí sa nárok okamžite podať emitore písomnej alebo verbálnej formy.

- Je pečať podjednotky s dátumom a časom recepcie.

Ovládať

Potom sa dokumenty klasifikujú umiestnením symbolu zodpovedajúceho oddeleniu, kde sa musí odoslať. Registrácia sa vykonáva v súlade s hlavnými kontrolnými údajmi, ako dátum recepcie, oddelenia, na ktoré je určené, registračné kontrolné číslo a pôvodné údaje odosielateľa.

Po tejto fáze dokumentácie a klasifikácie sa prebieha distribúcia, ktorá spočíva v tom, že každé oddelenie alebo závislosť od korešpondencie. Uvedené oddelenie bude pokračovať v tom, aby potvrdilo prijaté a vyhovujúce.

V prípade, že sa zistí, že dokument nie je zameraný na inštitúciu alebo nie je v súťaži.

Výstupná korešpondencia

Táto oblasť je zodpovedná za prijímanie korešpondencie a dokumentov od každého z oddelení spoločnosti alebo inštitúcie a ich organizovanie na základe ich cieľa. Akonáhle overia nasledujúce, urobí kanceláriu na príslušných cestách:

- Dokumenty musia byť napísané v inštitucionálnom dokumente.

- Dokumenty musia byť podpísané (pôvodná aj kópia).

- Prílohy musia byť pripojené.

- Údaje príjemcu a adresy musia byť správne.

- Záznam riadenia a výstupu sa musí objaviť s dátumom a kódom.

Po preskúmaní a schválení údajov a charakteristík stanovených na prepravu pokračujte v dokladoch o udelení recepcie.

Táto oblasť preberá zodpovednosť za odoslanie a doručenie do cieľov po ich klasifikácii podľa cesty (poštou, osobne alebo priamo, prostredníctvom výmeny, okrem iného).

Môže vám to slúžiť: kultúra atacames

Obálky budú označené a dokumenty, ktoré obsahujú pri dodávkach alebo ovládacích prvkoch faktúr podľa trasy, ktorou sa odoslajú, budú identifikované. Musíte vrátiť kópiu zapečatených a podpísaných dokumentov ako potvrdenie o prijatí.

Nakoniec sú archivované v abecednom, numerickom, tematickom alebo chronologickom poradí, aby vykonali registráciu výstupu a vytvorenie kontroly.

Dôležitosť

Korešpondenčná jednotka je citlivá a vysoká dôverná oblasť. Závisí to od toho, že vzťahy a komunikácia vo vnútri i mimo inštitúcie sa vykonávajú efektívne a včasné.

Dôležitosť korešpondenčnej jednotky spočíva na tom, že toto je tá, ktorá musí zaručiť zachovanie, väzbu a ochranu dokumentov, ktoré tvoria pamäť inštitúcie alebo spoločnosti.

Hlavným cieľom je poskytnúť prístup k písomným informáciám, ktoré sa spracúvajú v rámci entity.

Odkazy

1. „Korešpondenčná jednotka“ na University of Santiago de Cali. Získané 8. júla 2019 z University of Santiago de Cali: USC.Edu.co
2. Gutiérrez, e. „4 kroky na vytvorenie a správne usporiadanie súborov vašej spoločnosti“ nie sú dokumenty. Získané 8. júla 2019 nie sú dokumenty: Usonpapeles.com
3. Escobar, C. „Organizácia dokumentov“ v činnostiach. Získané 8. júla 2019 z aktivít: BlogSpot.com
4. „Regulácia vnútorného spisu a korešpondencie“ u Národných hasičov Kolumbie. Získané 8. júla 2019, Národný hasičský zbor Kolumbie: Hasiči.Minimálny.Vláda.co
5. „Korešpondenčné a archívne jednotky vo federálnom verejnom sektore„ Technologický a vyšší štúdia Inštitút Monterrey. Získané 9. júla 2019 z inštitútu Monterrey v Technologickom a vyšších štúdiách: ITESM.mx