Výkonný tajomník

Výkonný tajomník je ten, kto podporuje vedúcich pracovníkov spoločnosti s vysokým obsahom spoločnosti

Čo je výkonný tajomník?

Ten Výkonný tajomník Je to práca alebo povolanie, ktoré slúži na poskytovanie maximálnej podpory zamestnancom s vysokým výkonom v spoločnosti alebo organizácii. Bude to ten, kto bude organizovať a udržiavať rozvrh vedúcich pracovníkov a pomôže im vykonávať širokú škálu administratívnych úloh.

Cieľom je prispieť k všeobecnej efektívnosti podnikania tým, že sa zabezpečí, aby sa všetky pridelené administratívne úlohy vykonávali včas a efektívne.

Tajomník je osoba, ktorá poskytuje administratívnu podporu a môže vykonávať úlohy, ako je písanie a archivácia, zodpovedanie telefónu a prenos správ.

Výkonný tajomník alebo administratívny asistent tiež vykonáva niektoré z týchto činností, okrem koordinácie kancelárie, výskumu produktov, interakcie s dodávateľmi, žiadosť o výrobky a vytvorenie databázy.

Zvyčajne výkonní tajomníci dostávajú vyššie mzdy ako tajomníci, pretože vykonávajú funkcie vysokej úrovne a urýchľujú produktivitu kancelárskej produktivity. Môžu zaberať túto pozíciu mužov aj ženy.

Profil výkonného tajomníka

- Bakalár obchodnej správy alebo súvisiacich oblastí.

- Skúsenosti ako výkonné tajomník alebo podobná administratívna úloha.

- Buďte kompetentní v správe Microsoft-Office neoddeliteľnou súčasťou a v softvéri „Back-Office“, napríklad ERP Systems.

- Hlboké znalosti o správe kancelárií a základných účtovných postupoch, ako aj o príslušnom technickom slovníku, ktorý sa rieši v priemysle.

- Znalosť základných výskumných metód a techniky prezentácie správ.

Môže vám slúžiť: Štrukturálna zmena: koncept, charakteristiky, príklady

- Vynikajúce zručnosti v oblasti riadenia času a riadenia času.

- Vynikajúce zručnosti v oblasti komunikácie a vyjednávania.

- Integrita a dôvernosť.

- Ukážte rýchlosť a schopnosti v oblasti riadenia času aj v multitaskingových schopnostiach (multitask).

Potrebné zručnosti

- Výkonní tajomníci musia byť efektívni v základné schopnosti ako je písanie, gramatika, pravopis a interpunkcia a skúsenosti s používaním kancelárskych zariadení a softvérových aplikácií, ako je spracovanie textu, tabuľky a grafika.

- Musia mať vynikajúce zručnosti pre riadiť čas a schopnosť efektívne splniť rôzne zodpovednosti.

- Potrebuje tiež ďalšie vlastnosti, ako napríklad dobrý úsudok, diplomacia, diskrečnú právomoc a Schopnosť riešiť problémy autonómne.

- Potrebujú pevné komunikačné schopnosti Ak chcete komunikovať s verejnosťou, napíšte správy a preskúmajte publikácie.

- Poznať Venujte celkovú pozornosť Čo hovoria iní ľudia, berú čas na pochopenie bodov, ktoré sa pýtajú, kladú podľa potreby otázky a neprerušujú sa v nevhodných chvíľach.

- Úplné pochopenie písomných modlitieb a odsekov V dokumentoch súvisiacich s prácou.

- Jasne komunikovať S ostatnými ľuďmi s cieľom efektívne prenášať informácie.

- Mať Efektívna písomná komunikácia, ako najvhodnejšie pre potreby publika.

- Musia rozvíjať kritické myslenie, Použitie logiky a zdôvodnenia na identifikáciu silných a slabých stránok alternatívnych riešení, záverov alebo prístupov k problémom, ktoré sa vyskytujú.

- Byť schopný predpokladať a proaktívne učenie, Pochopte dôsledky nových informácií na riešenie problémov a súčasné rozhodovanie.

Môže vám slúžiť: Priama práca

- Byť schopný preskúmať ich vlastný výkon a výkonnosť iných ľudí alebo organizácií, aby sa vylepšili alebo prijali nápravné opatrenia.

Funkcie výkonného tajomníka

- Výkonný tajomník môže byť zodpovedný za malý box a účtovníctvo, ale môže tiež spravovať rozpočet.

- Môžete publikovať položky na webovej stránke, aj keď môžete túto webovú stránku navrhnúť a spravovať aj.

- Môžete urobiť zadávanie údajov do tabuľky, ktorú navrhol a ktorý používa na hlásenia funkcií.

- Výkonný tajomník môže dohliadať na administratívny personál. Často informuje výkonného riaditeľa a môže podporovať jedného alebo viacerých vedúcich pracovníkov na vysokej úrovni.

Zodpovednosť

Pozornosť na vedúcich pracovníkov

- Udržiavajte rozvrh vedúcich pracovníkov a pomáha pri plánovaní stretnutí, zasadnutia predstavenstva, konferencií atď.

- Zúčastnite sa stretnutí, aby ste urobili minúty a zápisnice z stretnutí, potom ich zostavte, prepisujte a distribuujte ich.

- Urobte všetky cestovné dojednania pre vedúcich pracovníkov: nákup pasáže, rezervácia hotela, doručenie na Diem, správu a preskúmanie príslušnej dokumentácie atď.

- Vykonať zverené vyšetrovania, zhromažďovať údaje a pripravovať dokumenty alebo správy na zváženie a prezentáciu vedúcim pracovníkom, výborom a kĺbmi riaditeľov, ako sú pridelené.

- Zvládnuť dôverné dokumenty a zabezpečte, aby zostali chránené a bezpečné.

Vnútorná a vonkajšia interakcia

- Prijímajte a filtrujte telefónne hovory a presmerujte ich príslušnú osobu, ak je to vhodné.

- Zvládnite, uprednostňuje a distribuujte všetku prichádzajúcu alebo odchádzajúcu korešpondenciu (e -mail, listy, faxy, balíčky atď.), čítanie a analýza memoránd, prezentácií a prichádzajúcich správ, aby sa určilo ich dôležitosť a plánovali ich distribúciu.

Môže vám slúžiť: priemyselné hospodárstvo: koncept, význam, príklad Mexika

- Pripravte odpovede na korešpondenciu obsahujúcu rutinné konzultácie.

- Dohliadajte na používanie kancelárskych dodávok a rokujte s dodávateľmi, aby sa zabezpečilo, že objednávky sú ziskové.

- Stretnite sa s jednotlivcami, záujmovými skupinami a ďalšími v mene vedúcich pracovníkov, výborov a predstavenstva.

- Vitajte návštevníkov a určte, či by mali mať prístup k určitým konkrétnym ľuďom.

Administratívna podpora

- Uchovávajte podané elektronické a papierové záznamy a zabezpečte, aby boli informácie usporiadané a ľahko dostupné, aby ste ich rýchlo obnovili.

- Pripravte faktúry, správy, listy, účtovné výkazy a iné dokumenty pomocou softvéru na spracovanie textu, tabuľky, databáz a/alebo prezentácií, ktoré tiež poskytujú zodpovedajúcu pomoc pri účtovníctve.

- Vykonajte všeobecné kancelárske úlohy, ako napríklad udržiavanie administratívnych systémov a prenášanie základných účtovných prác.

- Koordinovať a priame služby v kancelárii, ako sú záznamy a príprava rozpočtu, na pomoc vedúcim pracovníkom.

- Zriadiť a dohliadať na administratívne politiky a postupy, tak pre kancelárie aj pre zamestnancov organizácií.

- Preskúmajte prevádzkové postupy a postupy, aby ste zistili, či je možné zlepšiť v oblastiach, ako sú postupy pracovného toku, podávania správ alebo výdavkov.

- Dohliadať a vyškoliť ostatných administratívnych zamestnancov.

Odkazy

1. Funkčný. Popis práce výkonného tajomníka. Prevzaté zo zdrojov.Funkčný.com.
2. Kocka. Popis práce výkonného tajomníka. Prevzaté z Hrvillage.com.
3. BSR. Zodpovednosti výkonného tajomníka. Prevzaté z BeastSampleresume.com