Aký je životný cyklus dokumentov?

On Životne dôležitý cyklus dokumentov Skladá sa z postupnosti etáp, cez ktoré spis prechádza počas celej svojej životnosti. Tieto fázy siahajú od vytvorenia dokumentu prostredníctvom všetkých jeho použití a úprav, až kým nie sú zničené alebo natrvalo podané.

Koncept životného cyklu dokumentov bol vytvorený v Spojených štátoch po druhej svetovej vojne. Toto dodržiavalo potrebu nájsť vhodný spôsob, ako spravovať veľa súborov, ktoré sa nahromadili.

Zdroj obrázka: Wikimedia.orgán.

Každá disciplína sa inak venuje životnému cyklu dokumentov, pričom zohľadňuje jeho prístup a povahu spisu. Napríklad životný cyklus právneho dokumentu môže mať rôzne fázy pre tie, ktoré majú akademický dokument.

V každom prípade úvahy o čase, keď sa musí dokument uchovávať, ako sa má uložiť alebo aké by malo byť jeho správne použitie. Podobne existujú aj rôzne prístupy k štádiu jeho životného cyklu.

Napríklad môžu existovať dokumenty bez akejkoľvek hodnoty pre spoločnosť alebo pre vládny subjekt kvôli jej staroveku. Tieto rovnaké súbory však môžu mať pre múzeum vysokú historickú hodnotu.

Ďalším základným rozdielom je to, čo existuje medzi analogickými a digitálnymi dokumentmi. Aj keď dôležitosť spočíva v obsahu dokumentov, existencia digitálnych archívov znamená osobitosti pri manipulácii a vo fázach ich životného cyklu.

Tri veky dokumentov

Obrázok: SlidePlayer

V roku 1972 historik Carlos Wyffels navrhol teóriu troch vekov. Podľa toho sú dokumenty objekty, ktoré majú životne dôležitý proces, v ktorom sa ich použitie transformuje.

Môže vám slúžiť: 10 tradícií a zvyky Zacatecas najobľúbenejšie

Všeobecne platí, že dokumenty majú intenzívne použitie bezprostredne po ich vytvorení a na určitý čas. V priebehu času sa však toto použitie zníži, až kým sa úplne nezastaví, buď preto, že sú archivované alebo zničené.

Podľa Wyffels je tento cyklus, ktorým prechádzajú všetky dokumenty.

Administratívny alebo aktívny vek (súbor správy)

Odkazuje na aktívne obdobie dokumentu. Začína sa v čase jeho vytvorenia a prechádza rôznymi fázami, v ktorých sa často konzultuje, prenáša a zdieľajú.

Napríklad administratívny vek lístka na verejné služby sa začína, keď je generovaný. Potom pokračuje v pohybe na obmedzený čas: pri doručovaní pošty alebo odoslaní e -mailom, pri konzultácii a pri platení.

Stredný alebo poloaktívny vek (centrálny archív)

Je to obdobie, v ktorom dokument stratil užitočnosť, pre ktorú bol vytvorený. Preto nemá využitie tak aktívne ako v administratívnom veku. Je však zachovaný a dá sa s ňou konzultovať zriedkavým spôsobom.

Napríklad stredný vek lístka na služby začína, keď sa po jeho zaplatení podáva v priečinku. Je veľmi pravdepodobné, že s ním už nikdy nebude konzultovaný, zostáva však podaný v prípade, že sa vyskytnú akékoľvek obavy.

Semi -aktívna životnosť dokumentov môže byť variabilná podľa typu dokumentu a podľa kontextu. Napríklad právny dokument môže mať aktívny život rozsiahlejší ako lístok na verejné služby.

Môže vám slúžiť: Muž: pôvod, charakteristiky, rozdiely s feminizmom

Neaktívny vek alebo historický vek (historický archív)

Odkazuje na posledné obdobie súborov. Nie všetky súbory však majú rovnaký cieľ. V závislosti od svojej povahy sa môžu premieňať na historické alebo zničené.

Historické archívy sú tie, ktoré majú kultúrnu alebo výskumnú hodnotu. Preto v tejto fáze sú obstarané metódy zachovania, ktoré ich udržiavajú čo najprvú najprv.

Fázy životne dôležitého cyklu dokumentov

Teória troch vekových skupín vo všeobecnosti vytvára základné fázy, cez ktoré prechádzajú všetky dokumenty. Existujú však aj ďalšie špecifickejšie štádiá, ktoré definujú užitočnosť a manipuláciu s dokumentmi.

Fázy, prostredníctvom ktorých dokument prechádza, závisia od jeho hodnoty, jeho použitia a kontextu. V súlade s týmito charakteristikami sa určí, čo musia prejsť fázami a aké sú technické a administratívne ustanovenia pre každú z nich.

Toto sú niektoré z hlavných etáp, cez ktoré dokument prechádza počas celej svojej životnosti:

1-vytvorenie: Skladá sa z vytvorenia dokumentu, či už v tlačenom alebo digitálnom formáte.

2 sladkosť: Podľa formátu, v ktorom bol dokument vytvorený, je uložený fyzický alebo digitálny. V niektorých prípadoch sa zvažuje aj fáza digitalizácie, keď je súčasťou procesu.

3-kategorizácia: Vzťahuje sa na organizáciu, klasifikáciu alebo indexáciu dokumentov v súlade s parametrami stanovenými v každom kontexte.

4-transferencia: Vzťahuje sa na zásielku a/alebo doručenie dokumentu podľa jeho charakteristík. V dnešnom mieste sa to môže vzťahovať na doručenie fyzickou poštou alebo e -mailom prepravy, ako to môže byť.

Môže vám slúžiť: Alebrijes: Pôvod a typy tohto mexického umenia

5-distribúcia: Táto fáza sa vzťahuje na dokumenty, ktoré sú určené na verejné použitie alebo nevyhnutnosť, a preto je potrebné po vytvorení zverejniť určitú skupinu ľudí.

6-kolaboratívne použitie: V súčasnosti je možné súbory usporiadať na zdieľanie a úpravu. Táto fáza je nedávneho vzhľadu a považuje sa výlučne na digitálne dokumenty.

7-konzultácia: Vzťahuje sa na fázu, v ktorej sú dokumenty usporiadané s úmyslom, aby sa s nimi mohli konzultovať. Počas tohto procesu sú ustanovenia o bezpečnosti a/alebo prístupnosti veľmi dôležité v závislosti od verejnosti, o ktorej sa očakáva prístup k informáciám.

8-archivado alebo deštrukcia: Toto je posledná fáza životného cyklu všetkých dokumentov. Zodpovedá okamihu, keď sa rozhodne, či má dostatočnú historickú hodnotu, ktorá sa má zachovať alebo naopak, je zničený.

Zdroje

1. Darmouth College. (S.F.). Životný cyklus dokumentu: Definície, podporné technológie a aplikácie. Získané z: Dartmouth.Edu
2. González, L. (2015). Vital Cyklus dokumentov: 3 veková teória. Získané z: Bibliopos.je
3. Larrivee, B. (2013). Čo je životný cyklus riadenia elektronických dokumentov? Obnovené z: DocumentMedia.com
4. Rouse, m. (S.F.). Životný dokument. Získané z: čo je.Techtarget.com
5. Yebra, m. (2016). Dokumentujte životný cyklus - španielsky archívny systém. Získané z: Normadat.je.