Príručka pre postupy

Vysvetľujeme, čo je príručka pre postupy spoločnosti, na čo je to a uvádzame niekoľko príkladov

Aká je príručka pre postupy spoločnosti?

On Príručka pre postupy spoločnosť Je to písomný dokument, ktorý uvádza krok za krokom pokyny, ako dokončiť pracovnú úlohu alebo ako sa vysporiadať s konkrétnou situáciou, keď sa objaví na pracovisku. Obsahuje osvedčené postupy spoločnosti a opisy hlavných obchodných procesov.

Táto príručka obsahuje aj metódy a normy o tom, ako sa očakáva, že sa práca vykonáva. Príručka o vytvorení postupov umožňuje spoločnosti, aby sa spoločnosť vytvorila na rast, zjednodušenie tréningu a uľahčenie jej schopnosti vyliezť.

Táto príručka môže byť priečinok s tromi rukami, priečinok v zdieľanej sieti siete alebo automatizovaná verzia zverejnená online, pomocou softvér Podávanie postupov. Každý musí pochopiť, čo je príručka k postupu zložená a kde nájdete, keď to niekto potrebuje.

Príručka na písanie postupu vyžaduje, aby boli jasne pochopené kroky zapojené do akéhokoľvek konkrétneho procesu. Ako spoločnosť rastie, budú potrebné nové postupy. Príručka pre postup sa môže považovať aj za knižnicu procedúry.

Manuálne domy príklady postupov, ktoré sa môžu použiť ako model pre nové prevádzkové postupy. Všetci zamestnanci organizácie musia byť vzdelávaní v politikách a postupoch spoločnosti; Vždy musia mať okamžitý prístup k príručke o postup.

Čo je príručka pre postup pre?

Výcvik

Vďaka použitiu príručky dobre napísaného postupu môže spoločnosť efektívnejšie uľahčiť školenie nových zamestnancov.

Okrem školenia príručka pre postup dáva súčasným členom tímu zdroj na poznanie najmenej používaných postupov, čím sa zabezpečí, že sa vykonávajú so správnou formalitou a udržiavajú kontrolu kvality.

Aby zamestnanci poznali svoje funkcie

Zamestnanci musia pochopiť, čo sa od nich očakáva. Supervízori potrebujú príručku pre postup na správu obchodných procesov. Pri zdokumentovaní štandardov sa oznamuje, čo je dôležité pre rast, kvalitu a spokojnosť s klientom.

Zlepšenie rozhodovania

Prostredníctvom politík a postupov, ktoré ovplyvňujú funkčnú oblasť, sú pracovníci prvého riadku oprávnení robiť efektívne rozhodnutia a šetriť čas.

Môže vám slúžiť: bilaterálny monopol: Charakteristiky a príklady

Zlepšenie komunikácie

Príručka pre efektívne postupy poskytuje vhodné metódy pre vzájomnú komunikáciu, umožňuje zamestnancom spolupracovať pri riešení každodenných problémov podnikania bez toho, aby si vyžadovali zbytočnú účasť na dohľade.

Cieľom príručky postupov musí byť usporiadanie rôznych obsahov, ktoré odrážajú spôsoby, ako aj médiá spoločnosti, s cieľom vykonať službu alebo výrobu produktu za najnižšie náklady a v čo najkratšom čase.

Zlepšiť spokojnosť zamestnancov

Má ďalšiu výhodu v tom, že udržiava spokojnosť s prácou a vysoká motivácia zamestnancov.

Ako vypracovať príručku postupu?

Pred vypracovaním príručky pre postup je dôležité porozumieť rozdielu medzi politikou, ústredným procesom a postupom.

• Politika je súbor základných princípov a súvisiacich usmernení, formulovaných a uplatňovaných vedením organizácie, na nasmerovanie a obmedzenie jej konania pri hľadaní dlhodobých cieľov.
• Základný proces je sekvencia vzájomne závislých a prepojených postupov, ktoré v každej fáze spotrebúvajú jeden alebo viac zdrojov (čas zamestnanca, energia, stroje, peniaze) na premenu vstupov na výrobky. Tieto výsledky slúžia ako vstupenky na ďalšiu fázu, kým sa nedosiahne známy cieľ alebo konečný výsledok.
• Postup je postupnosť činností alebo kurz s pevným akčným kurzom, definovaný krokmi (obsahujúci jasne definovaný počiatočný a koncový bod), ktorý sa musí vykonávať v rovnakom poradí, aby sa správne špecifikovala úloha.

1. Definujte centrálne procesy

Musíte uvažovať o všetkých ústredných procesoch, ktoré má spoločnosť. Začína sa definovaním toho, ktoré procesy budú vymedzené a zmapované v príručke pre postup, čím sa vytvorí zhrnutie všetkých postupov, ktoré sú potrebné zahrnúť.

Aj keď každý proces nemusí byť umiestnený, je dôležité stanoviť najzákladnejšie a najdôležitejšie. Napríklad reštaurácia by mohla definovať centrálne procesy o tom, ako sa vyrába konkrétne jedlo, ale rovnako dôležité je proces čistenia reštaurácií.

Zoznam centrálnych procesov, ktoré sú potrebné integrovať do príručky postupov, by sa mal vytvoriť po jej mapovaní. Schéma bude pôsobiť ako sprievodca, aby sa zabezpečilo, že pri začatí písania príručky neopustí žiadnu z úloh.

Môže vám slúžiť: prevádzkový cyklus

2. Napísať úvod

Zahrňte stručný opis toho, čo manuál obsahuje, ktorý je nasmerovaný priamo na ľudí, ktorí budú používať príručku, čo čitatelia môžu očakávať pri používaní príručky a najlepšieho spôsobu použitia príručky (tj: „Prečítajte si ju od začiatku do konca ”Alebo„ Použite ho ako odkaz na vyhľadávanie postupov podľa potreby “).

3. Stanovte vývojový diagram každého procesu

Každý proces je definovaný krokmi alebo úlohami, ktoré sú potrebné na jeho dokončenie. Ak je vynechaný krok, môžete predstavovať stratu alebo oddialenie objednávky alebo mať chybný konečný produkt. Stanovenie vývojového diagramu je definovanie pracovného toku.

Ak chcete vyplniť príručku, musíte začať s jedným procesom súčasne: začnite s prvým procesom schémy. Poradené kroky na dokončenie procesu sú opísané, potom sa vrátia a napísajú podrobnosti pre každý krok.

Musíte sa ubezpečiť, že každý krok je jasný a stručný. Každý krok musí poskytnúť dostatok podrobností, aby sa ktokoľvek mohol riadiť pokynmi.

Predpokladajme napríklad, že postup predaja sa vytvára pomocou požiadavky na internet. Najprv sa vytvorí vývojový diagram o tom, ako je potenciálny zákazník pôvodne kontaktovaný po požadovaných informáciách: telefonickým hovorom, e -mailom alebo textovou správou.

Ak sa vyhliadka nemôže spočiatku kontaktovať, koľkokrát sa dodržiava predajný tím, so špecifickými skriptmi pre každý kontakt.

Pri kontakte s klientom je priradený iný skript, ako aj súbor sledovania, v závislosti od toho, či zákazník kúpil produkt alebo sa rozhodol počkať.

4. Poskytnúť postup inej osobe, aby si ju prečítal

Je dôležité, aby ste si vytvorili spolupracovníka alebo niekoho, kto je známy, že ho číta a dodržiava pokyny, ako sú napísané. Táto osoba môže poskytnúť cenné pripomienky, ak existujú kroky, ktoré by nemohli dokončiť alebo nerozumeli.

Komentáre založené na komentároch sú očistené. Je možné, že do pokynov musíte prepisovať, upravovať alebo pridať niečo.

5. Vytvorte kontrolné zoznamy a formuláre

Pre akýkoľvek proces je pre členov tímu ľahšie sledovať formulár alebo kontrolný zoznam. Z tohto dôvodu je potrebné vyvinúť podrobnú šablónu na základe procesu mapovania.

Môže vám slúžiť: Zásady administratívnej kontroly

Ak sú potrebné konkrétne informácie, keď klient vstúpi, mali by ste sa ubezpečiť, že šablóna má všetky požadované informácie, prezentované stručným spôsobom.

Nemalo by sa predpokladať, že členovia tímu si pamätajú všetko, čo naznačuje postup, najmä keď klient sedí pred nimi. Kontrola a formuláre musia byť integrované ako dodatok k vývojovému diatiu a krokom procesu.

6. Integrujte ho do príručky pre postup

Po priradení vývojového diagramu ku každému procesu a vytvorení všetkých podporných šablón sú integrované do kompletnej príručky pre postup. Príručka je organizovaná na základe oddelení.

Napríklad príručka pre postup by mohla mať sekcie „predaj“, „operácie“ a „distribúcia“. Každá sekcia je rozdelená na centrálne procesy tohto oddelenia, zvyčajne v poradí, v ktorom sa každý centrálny proces vykonáva pri všeobecnom dodávaní výrobkov.

V časti „Distribúcia“ bolo možné vykonať niekoľko hlavných procesov, napríklad „Získať objednávku“, „balenie na doručenie“, „prepravu“ a „sledovanie“.

Príručka postupov je usporiadaná pomocou tabuľky obsahu a každý postup je jasne pripravený s odvážnou hlavičkou titulu.

Obálka je zahrnutá v názve príručky, tabuľky obsahu, úvod a postupy v poradí tabuľky obsahu.

Dalo by sa dokonca umiestniť karty tak, aby členovia tímu ľahko skontrolovali príručku, aby im pomohli nájsť príslušné postupy vo svojich oddeleniach.

Nakoniec sú kópie vyrobené a distribuované. Musíte v prípade potreby propagovať nepretržitú spätnú väzbu a v prípade potreby príručku aktualizovať. Musí existovať príručka k dispozícii v určenej oblasti každého funkčného miesta, ktoré využíva politiky a postupy.

Príklady postupu Príklady

-Príručka na varenie hamburgerov konkrétnym spôsobom.

-Manuál o tom, ako konať pred požiarom, zemetrasením alebo prírodnou katastrofou.

-Manuál o tom, ako konať pred sťažnosťami na zákazníka alebo agresívnym zákazníkom.

-Manuál na vykonávanie procesu výberu personálu.

-Manuál vedieť, ako pracovať v reštaurácii.

-Manuál o tom, ako slúžiť klientovi v Amazone.