10 funkcií administratívneho asistenta

Ten Funkcie administratívneho asistenta Sú asistenciou a sprievodnými úlohami pri bežných činnostiach vyvinutých spoločnosťou. Preto sú základom pre efektívne fungovanie toho istého.

Tieto činnosti sú zvyčajne variabilné podľa obchodnej oblasti spoločnosti, kde pracujú. Napríklad v špecializovaných kanceláriách, ako sú právne štúdie, majú účastníci zvyčajne osobitné školenie o výkonnosti určitých činností.

Existujú však funkcie spoločné pre všetky oblasti, ktoré sa zvyčajne točia okolo distribúcie a správy informácií v kancelárii. To zahŕňa správu dokumentov, organizáciu súborov a udalostí.

Ale tieto činnosti sa môžu stať oveľa širším. Pri niektorých príležitostiach sa musia administratívni účastníci zaoberať aj spracovaním účtovných informácií a dokonca zaručením prevádzky technologických zdrojov spoločnosti.

Hlavné funkcie administratívneho asistenta

1- Správa dokumentov

Jednou z hlavných funkcií administratívneho asistenta je pomôcť členom úradu pri správe dokumentov a súborov.

Táto úloha zvyčajne súvisí s úložiskom, organizáciou a správou súborov. Pri určitých príležitostiach však môže byť tiež potrebné písať, upravovať a kontrolovať dokumenty.

V niektorých spoločnostiach sú dokonca požiadaní, aby vzali karty alebo poznámky a zaznamenali zápisnicu zo stretnutí, ktoré sa konajú.

V niektorých prípadoch napríklad, pokiaľ ide o zákon právnikov, je potrebné na splnenie týchto funkcií špecializované školenie: administratívny asistent musí porozumieť terminológii a právnym postupom.

Na druhej strane administratívni asistenti, ktorí pracujú v oblasti medicíny, potrebujú rôzne vedomosti. Musia mať potrebný výcvik na liečbu pacientov a čítanie lekárskych správ.

2- Plánovanie udalostí

Plánovanie kancelárskych udalostí je zvyčajne tiež zodpovednosť administratívnych účastníkov. Veľkosť tejto zodpovednosti môže byť variabilná podľa veľkosti spoločnosti.

Udalosť môže byť jednoducho doska alebo obchodný obed, ale môže to byť aj väčší kongres alebo obchodná strana. V obidvoch prípadoch musí asistent spravovať všetky kritériá súvisiace s udalosťou.

Zahŕňa to kontaktovanie dodávateľov, rezervácie, výber ponúk a výzdobu. Zahŕňa to však aj kontaktovanie, pozvanie a potvrdenie účastníkov, rečníkov a rečníkov v prípade, že je to potrebné.

3-osobná starostlivosť o používateľov a návštevníkov

Užívatelia sú zvyčajne jednou z najbežnejších úloh administratívnych účastníkov. Publikum, na ktoré sa pozornosť vždy zameriava na veľkosť spoločnosti a jej obchodnú orientáciu.

V prípade malých podnikov, ktoré slúžia priamo pre verejnosť, je možné, že administratívny asistent by mal prijať zákazníkov. Keď sa to stane, ich práca je zameraná na vedenie a ich účasť počas ich priechodu cez zariadenia spoločnosti.

Vo väčších spoločnostiach musí administratívny asistent navštevovať ostatných návštevníkov ako partnerov alebo veľkých dodávateľov.

V takom prípade bude vašou misiou ich viesť v súlade s vaším programom a stretnutiami s manažmentom alebo inými oblasťami spoločnosti.

4- Telefón a virtuálna pozornosť

Kategória užívateľskej služby zahŕňa telefón a virtuálnu starostlivosť. V prípade telefonickej starostlivosti je zahrnutá orientácia zákazníkov a partnerov, ako aj organizácia a správa programov.

Pri odkazovaní na virtuálnu starostlivosť budú úlohy závisieť od kanálov usporiadaných spoločnosťou pre verejnú službu alebo správu informácií.

V niektorých prípadoch ide o správu e -mailov, reagovania, presmerovania alebo archivácie správ podľa potreby.

V iných prípadoch, keď sú virtuálne komunikačné kanály rozmanitejšie, môžu byť zahrnuté ďalšie úlohy, napríklad pozornosť na verejnosť prostredníctvom chatovacích systémov alebo dokonca reagujúce obavy prostredníctvom sociálnych sietí spoločnosti.

Vo veľkých spoločnostiach je obvyklé, že existujú personál osobitne zameraný na pozornosť týchto komunikačných kanálov. Ak sú spoločnosti malé, táto úloha zvyčajne zostáva v rukách administratívnych účastníkov.

5- Správa programov

Správa programov je zvyčajne jednou z najdôležitejších úloh administratívnych účastníkov. Táto zodpovednosť zahŕňa prijímanie žiadostí o schôdzky a stretnutia prostredníctvom telefonického, face -doce alebo online a organizovanie ich v programe podľa definovaných kritérií.

Zahŕňa tiež programovanie stretnutí vo vnútri a mimo spoločnosti, pracovné obedy a pracovné cesty.

V týchto posledných prípadoch je podľa potreby zodpovedná aj rezerva asistenta, hotely, reštaurácie alebo konferenčné miestnosti.

6- účtovníctvo

Pri niektorých príležitostiach sú administratívni účastníci zodpovední za monitorovanie a registráciu výdavkov, ktoré sa vyskytujú v rámci spoločnosti. Tieto povinnosti môžu byť jednoduché, napríklad registrácia určitých výdavkov v tabuľke.

V niektorých prípadoch sa od asistenta žiada, aby absolvoval školenie na rozvoj zložitejších úloh. Napríklad vaše povinnosti môžu zahŕňať prezentáciu účtovných správ pre správu.

Zvyčajne to záleží na veľkosti spoločnosti. Veľká spoločnosť má zvyčajne špecializovanejšie úlohy; V týchto účtovných informáciách spravuje osoba najatá na tento účel.

Jednou zo základných zručností pre každého administratívneho asistenta je však kancelársky účtovný softvér, ako je Microsoft Excel.

7- Technologické riadenie

Správa technologických zdrojov je tiež súčasťou funkcií administratívnych účastníkov. V tomto zmysle je zodpovednosťou zabezpečiť, aby všetky potrebné nástroje na prevádzku spoločnosti fungovali dobre.

Zahŕňa to okrem iného zálohu informácií obsiahnutých v počítačovom vybavení a aktualizácii antivírusu.

Na druhej strane je zahrnutá správa vybavenia, ako sú projektory a notebooky. Znamená to tiež preskúmanie a údržbu potrebného vybavenia na normálny rozvoj činností, ktoré sú v ich zodpovednosti.

To neznamená, že administratívny asistent musí mať technické znalosti. Vaša práca pozostáva konkrétne pri prijímaní technického personálu, ktorý pravidelne vykonáva údržbu zariadenia, aby sa predišlo neúspechom.

8- Zbierka korešpondencie a balíkov

Recepcia a dodanie korešpondencie a balíka budú funkciou administratívneho asistenta. V prípade potreby to bude vedomé prepravných sledovaní -. Na druhej strane musíte spravovať korešpondenciu a doručiť ju príslušným oddeleniam.

9- Správa údajov o zamestnancoch

Administratívny asistent musí kontrolovať osobné údaje spoločnosti alebo zamestnancov inštitúcie. Toto bude slúžiť na to, aby bol prípad potrebný, pomocný pomocník môže poskytnúť informácie rýchlo. Za týmto účelom sa postará o získanie údajov o identifikácii alebo úrokových údajoch každého zamestnanca.

10- Informačný prepis

Na stretnutiach je možné, že prítomnosť administratívneho asistenta je povinná vziať na vedomie vyššie uvedené a potom ho prepisovať do písomného formátu. To isté sa stane, ak sa niektoré rozhovory uskutočňujú zvukom a je potrebné ich prepisovať.

Zručnosti administratívneho asistenta

Medzi zručnosti a schopnosti administratívneho asistenta bolo možné spomenúť:

- Kancelárske znalosti (databáza, tabuľky, textové procesory, programy s vlastným vydaním ...).

- Komunikačné schopnosti.

- Organizovať.

- Schopnosť riadiť čas a zdroje.

- Dobrá pamäť. 

- Zručnosť s počítačovými programami. 

- Zručnosť na písanie.

- Kapacita syntézy.

- Kapacita pre tímovú prácu.

- Dobrá úroveň písania, pravopisu a porozumenia čítania.

- Účinnosť a produktivita.